INFORMATIVA IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEGLI ART. 13 e 14. REGOLAMENTO UE 2016/679
GREENPEACE Onlus ( di seguito, anche “GP”, l’Organizzazione o “Titolare”) con sede legale e amministrativa in Via della Cordonata 7 cap 00187 città Roma,_Italia (P.IVA IT02154471003 e C.F. 97046630584), Tel. (+39) 0668136061, email: [email protected] e PEC : [email protected] in persona del proprio legale rappresentante, in qualità di Titolare del trattamento, in relazione ai dati personali e particolari trattati in occasione delle segnalazioni trasmesse tramite la Piattaforma Whistleblowing (di seguito “Piattaforma”) raggiungibile mediante link: https://greenpeace.openblow.it/#/ che consente la segnalazione in forma scritta e orale, tramite il numero 0682952502 e gestite così come disciplinate dalla Procedura Whistleblowing (ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti), ha redatto la presente informativa .
Tutti i dati personali verranno trattati ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personale applicabile in Italia (Regolamento UE 679/2016 e Codice Privacy D.lgs. 196/2003 e s.m.i. (D.lgs 101/2018), ivi compresi i Provvedimenti del Garante della Privacy nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, con particolare riguardo alla riservatezza dell’identità del segnalante e dei soggetti coinvolti).
È garantita la massima riservatezza sui soggetti e sui fatti segnalati, nonché sull’identità dei persone segnalanti, affinché chi effettua la segnalazione non sia soggetto ad alcuna forma di ritorsione.
Il principio di trasparenza impone che le informazioni e comunicazioni relative al trattamento di tali dati siano facilmente accessibili e comprensibili e che sia utilizzato un linguaggio semplice e chiaro.
Tale principio riguarda, in particolare, l’informazione degli interessati sull’identità del Titolare del trattamento e sulle finalità del trattamento e ulteriori informazioni (cfr. artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016) per assicurare un trattamento corretto e trasparente con riguardo alle persone fisiche interessate e ai loro diritti di ottenere conferma e comunicazione di un trattamento di dati personali che lo riguardano (sul punto si veda Considerando 39, Regolamento UE 679/2016).
In tale ottica preghiamo di prendere visione della seguente informativa.
Titolare del Trattamento
GREENPEACE Onlus con sede legale e amministrativa in Via della Cordonata 7 cap 00187 città Roma_Italia (P.IVA IT02154471003 e C.F. 97046630584). del proprio legale rappresentante, in qualità di Titolare del trattamento dei dati, ai sensi e per gli effetti del Regolamento UE 2016/679, con la presente informa l’interessato che nell’espletamento degli obblighi previsti per legge, garantisce che procederà al trattamento dei dati di seguito esplicitati secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato per le finalità e con le modalità di seguito indicate e di avere, altresì, adottato le misure tecniche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato ai rischi connessi al trattamento medesimo
Dati personali trattati:
I dati forniti dal segnalante al fine di rappresentare le presunte condotte illecite, delle quali sia venuto a conoscenza, commesse dai soggetti che a vario titolo interagiscono con GREENEPEACE Onlus; i dati dei soggetti segnalati forniti dal segnalante all’interno della segnalazione, nonché di eventuali Persone coinvolte o menzionate nella Segnalazione e Facilitatori,
I Dati personali raccolti e trattati comprendono i dati anagrafici e i dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail), i dati relativi al rapporto di lavoro, la funzione svolta ed i dati inerenti la segnalazione.
I Dati Particolari: Categorie particolari di dati di cui all’art. 9) del GDPR, qualora eventualmente contenuti nella segnalazione e negli atti e nei documenti a essa allegati. Sono quei dati idonei a rivelare, tra l’altro, l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, i dati genetici, i dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale. I medesimi dati potranno essere trattati qualora siano necessari alle attività istruttorie.
Dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail), dati di natura professionale (ruolo aziendale, area aziendale di appartenenza, tipologia di rapporto intrattenuto con l’Organizzazione es. consulente) dati forniti nel contenuto della segnalazione, allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti.
La piattaforma di Whistleblowing è accessibile tramite web utilizzando qualsiasi browser e non è richiesta la registrazione per accedervi tramite sistema di autenticazione. La segnalazione potrà essere effettuata in forma anonima o nominativa, in questo secondo caso i dati anagrafici saranno logicamente e fisicamente separati dal contenuto della segnalazione e non saranno accessibili al destinatario della segnalazione fino a quando non saranno ritenuti indispensabili per la prosecuzione delle attività istruttorie.
I dati personali saranno trattati con supporti informatici che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza. La trasmissione dei dati forniti dal segnalante mediante accesso alla piattaforma è gestita con protocollo HTTPS. Sono inoltre applicate tecniche di cifratura basate su Algoritmo AES e tutti i dati sono completamente criptati, garantendo in questo modo la riservatezza delle informazioni trasmesse. Non viene fatto uso di cookie per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati cookie persistenti per il tracciamento degli utenti. Vengono utilizzati esclusivamente cookie tecnici nella misura strettamente necessaria al corretto ed efficiente utilizzo della piattaforma. L’uso dei cookie di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell’utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente della piattaforma.
In relazione alla segnalazione orale, il servizio IVR garantisce un processo end-to-end fra Segnalante e piattaforma, evitando fuoriuscita di informazioni. Il tracciato telefonico non viene conservato dal sistema, una volta trasmesso alla piattaforma, i messaggi vocali sono eliminati dal sistema e non sono conservati mantenendo traccia esclusivamente dei metadati relativi alle opzioni digitate.
FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati personali e particolari da parte del Titolare, anche tramite la persona Responsabile delle Segnalazioni, avviene per le seguenti finalità:
- gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs.n. 24/2023 (effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti.)
- adempimento di obblighi previsti dalla legge (Dlgs 24/2023 e Linee Guida ANAC) o dalla normativa comunitaria (Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019);
- difesa o accertamento di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.
Base giuridica : a) adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento (artt. 6, par. 1, lett. c) GDPR, art 9, par. 2, lett. b) GDPR, e art. 10 del GDPR in relazione alle disposizioni di cui al D.lgs 24 /2023 “Attuativo della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, b) il Suo specifico consenso ex artt. 6, par. 1, lett. a) GDPR e art. 9, par. 2, lett. a) GDPR in relazione alle ipotesi previste da: il comma 2 Art. 12 Dlgs 24/2023 (rivelazione dati identificativi a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare i dati ai sensi degli artt.. 29 e 32 paragrafo 4 del GDPR e dell’articolo 2 – quaterdecies del Codice Privacy); il comma 5 art. 12 Dlgs 24/2023 nell’ambito di un procedimento disciplinare ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato; il comma 4 art. 14 D.lgs 24/2023 nel caso in cui la segnalazione venga effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto ed è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto o mediante verbale. Il citato consenso potrà essere da lei manifestato direttamente tramite la Piattaforma messa a disposizione del Titolare o tramite apposito modulo che sottoscriverà in occasione dell’incontro con il personale addetto
MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E OBBLIGO DI RISERVATEZZA
Il trattamento sarà effettuato con modalità cartacee ed informatiche mediante la Piattaforma dedicata che prevede anche la possibilità di effettuare segnalazioni orali, secondo quanto esplicitato nella Procedura Whistleblowing di GREENPEACE Onlus a cui si rinvia integralmente, al fine di garantire la sicurezza, la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati. Il trattamento con modalità cartacea sarà solo eventuale, in quanto il Gestore tenderà a gestire tutti i dati tramite la piattaforma informatica, salvo diverse esigenze del segnalante I dati saranno trattati solo da personale preventivamente autorizzato ex art. 29 GDPR e soggetto all’obbligo legale di riservatezza. In particolare, i dati saranno trattati dalla persona “Responsabile delle Segnalazioni” di GREENPEACE. Nel caso in cui sia necessario coinvolgere nell’attività di accertamento della segnalazione soggetti terzi (interni o esterni all’ente), verranno oscurati l’identità del segnalante ed ogni tipologia di dato che possa consentire l’identificazione del segnalante o di altra persona coinvolta. Nel caso in cui sia necessario coinvolgere soggetti interni (es. Responsabile HR, Direttore amministrativo, Responsabile legale, ecc ) o esterni all’organizzazione (es. consulenti appositamente incaricati per gestire l’istruttoria o parte di essa), la persona Responsabile delle Segnalazioni chiederà, tramite la chat all’interno della piattaforma, esplicito consenso alla comunicazione a terzi, motivando la richiesta ed esplicitando i soggetti a cui i dati del segnalante ed il contenuto della segnalazione verranno comunicati. Il consenso o il diniego del Segnalante rimarranno tracciati nella piattaforma. Sarà cura del gestore ricordare, anche formalmente (tramite sottoscrizione dell’Obbligo di riservatezza), ai soggetti terzi coinvolti l’estensione dei medesimi doveri di riservatezza gravanti sul Gestore.
La gestione, l’accesso, la conservazione e la fruibilità dei dati è garantita dall’adozione di misure tecniche e organizzative per assicurare idonei livelli di sicurezza ai sensi degli artt. 25 e 32 del GDPR implementate e gestite dalla società Laser Romae s.r.l., fornitrice del software dedicato (la Piattaforma), individuata come Responsabile esterno ex art. 28 GDPR, con cui è stato sottoscritto uno specifico accordo
COMUNICAZIONE A TERZI
I Suoi Dati Personali non saranno oggetto di diffusione e saranno trattati per le sole finalità sopra esposte potranno essere resi accessibili solo a coloro i quali, all’interno della ONG sono competenti a ricevere o a dare seguito alle attività di analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti. Tali soggetti sono opportunamente istruiti al fine di evitare la perdita, l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi e, più in generale, in relazione agli obblighi in materia di protezione dei dati personali.
I dati potranno essere trattati da eventuali consulenti/professionisti a cui la Responsabile della Segnalazione potrebbe avere l’esigenza di rivolgersi per attività connesse alla gestione e definizione della segnalazione, i quali agiranno in qualità di titolari autonomi, previo suo consenso espresso come sopra chiarito. I dati potranno inoltre essere trasmessi alle Autorità competenti (es. Istituzioni e/o Autorità Pubbliche; Autorità Giudiziaria ed Organi di Polizia) che ne facciano formale richiesta.
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, potranno essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni solo previo consenso espresso della persona segnalante conformemente a quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023.
TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO
I Suoi Dati Personali non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi Terzi rispetto all’Unione Europea od organizzazioni internazionali.
TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI : i Suoi Dati, le segnalazioni interne e la relativa documentazione saranno trattati per il tempo strettamente necessario per il raggiungimento delle finalità sopra indicate e descritte, con particolare riferimento al trattamento della segnalazione secondo quanto previsto dall’art 14 del D.lgs 24/2023 e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del decreto 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018. Nel caso di contenzioso giudiziale, i Dati Personali saranno conservati per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
Ai sensi nella normativa vigente, l’interessato potrà far valere i propri diritti verso il Titolare del trattamento, come espressi dal Regolamento 2016/679 (artt. da 15 a 22) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti.
In particolare, in relazione al trattamento dei propri dati personali oggetto della presente informativa, l’interessato ha diritto di chiedere al Titolare:
- l’accesso: l’interessato può chiedere conferma che sia o meno in essere un trattamento di dati che lo riguardi, oltre a maggiori chiarimenti circa le informazioni di cui alla presente informativa;
- la rettifica: l’interessato può chiedere di rettificare o integrare i dati che ha fornito, qualora inesatti o incompleti;
- la cancellazione: l’interessato può chiedere che i suoi dati vengano cancellati, qualora non siano più necessari alle suddette finalità, in caso di revoca del consenso o sua opposizione al trattamento, in caso di trattamento illecito, ovvero sussista un obbligo legale di cancellazione;
- la limitazione: l’interessato può chiedere che i suoi dati siano trattati solo ai fini della conservazione, con esclusioni di altri trattamenti, per il periodo necessario alla rettifica dei suoi dati, in caso di trattamento illecito per il quale si oppone alla cancellazione, qualora debba esercitare i suoi diritti in sede giudiziaria e i dati conservati possano essere utili e, infine, in caso di opposizione al trattamento e sia in corso una verifica sulla prevalenza dei motivi legittimi di Ferrovie dello Stato Italiane S.p.A. rispetto ai suoi;
- l’opposizione: l’interessato può opporsi in qualunque momento al trattamento dei suoi dati, salvo che vi siano motivi legittimi per procedere al trattamento che prevalgano sui suoi, per esempio per l’esercizio o la difesa in sede giudiziaria;
- la portabilità: l’interessato può chiedere di ricevere i suoi dati, o di farli trasmettere ad altro titolare dallo stesso indicato, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
- l’interessato ha diritto di proporre reclamo, qualora ritenga che i suoi diritti siano stati violati, nei confronti dell’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.
Limitazione dell’esercizio dei diritti dell’Interessato
Ai sensi dell’articolo 2-undecies lettera f) del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i. ed in attuazione dell’articolo 23 del Regolamento, si informa che i diritti citati non possono essere esercitati da parte del Segnalato e delle persone coinvolte nella segnalazione, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona segnalante.
In particolare, l’esercizio di tali diritti:
- sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (D.lgs. 24/2023);
- potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità della persona segnalante;
- in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante per la Protezione dei Dati Personali con le modalità di cui all’articolo 160 del Nuovo Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.
La presente Informativa è aggiornata a luglio 2024