Viime viikolla meidän piti keskustella tulevasta ilmastolaista useiden eri asiantuntijoiden ja yleisön kanssa Pikkuparlamentin kansalaisinfossa. Poikkeusolojen myötä vaihdoimme suunnitelman lennossa ensin toimistoltamme lähetettäväksi asiantuntijapaneeliksi, ja lopulta kokonaan virtuaalimaailmaan. Kokeilimme siis pitkästä aikaa webinaarin järjestämistä.
Vaikka aloittelijoille sattuu aina kaikenlaista teknistä mokailua, oli kokemus rohkaiseva ja tunnelma kannustava. Alkuperäiseen suunnitelmaan verrattuna jopa kolminkertainen määrä ihmisiä pääsi webinaarin myötä mukaan keskusteluun. Osallistujia oli ympäri Suomea.
Webinaarin järjestäminen saattaa olla lähiaikoina myös monilla muilla edessä. Tässäpä siis muutama vinkki kaikille webinaarin järjestämistä suunnitteleville.
1. Valitse webinaarille sopiva alusta ja kutsu ihmiset mukaan
Toimivia webinaarialustoja ovat ainakin Zoom ja Google Hangouts. Me päädyimme Zoomiin, koska se on Greenpeacelle tuttu etäpalavereiden pitämisestä. Zoomin ilmaisversiossa 100 osallistujaa voi pitää 40 minuutin kokouksia. Google Hangouts puolestaan mahdollistaa 25 hengen videokokoukset ilman aikarajoitusta.
Meille oli tosin sattua pieni kömmähdys osallistujamäärän suhteen. Webinaaria edeltävänä päivänä, kun jo 130 ihmistä oli ilmoittautunut mukaan, huomasimme, että lisenssimme mahdollistaa vain 100 ihmisen osallistumisen. Parin nopean puhelun myötä määrä saatiin nostettua viiteen sataan, ja kaikki halukkaat pääsivät mukaan.
Jos videokokous-lisenssinne mahdollistaa useita osallistujia, voi tapahtumasta tehdä eventin Facebookkiin, ja levittää tapahtuman linkkiä somen kautta. Jos osallistujia odotetaan vähemmän, voi tapahtumasta myös tehdä kalenterikutsun, ja jakaa sitä sähköpostitse.
2. Laadi aikataulu ja testaa yhteydet etukäteen
Webinaarille kannattaa laatia etukäteen aikataulu, johon merkitään puheenvuorojen kestot sekä ajankohdat yleisön kysymyksille. Tämä aikataulu on tärkeää käydä osallistujien kanssa läpi ennen webinaaria.
Olkaa tiukkoja aikataulun kanssa! Etäyhteydessä puhumme helposti pidempään kuin livenä, mikä saattaa johtua sitä, ettemme havainnoi toistemme reaktioita samalla tavalla. Saatamme siis selittää asiamme vähän pidempään ja monisanaisemmin. Siinä missä juontaja voi live-tilanteessa näyttää puhujille hienovaraisia merkkejä esimerkiksi paperilapulla (“aikaa on jäljellä kymmenen minuuttia, viisi minuuttia, minuutti”), on tämä webinaarissa vaikeaa. Siksi puhujia on hyvä varoittaa etukäteen, että aikavaroitus tulee juontajalta ääneen, eikä siitä kannata häkeltyä.
Webinaarin järjestäjän kannattaa lisäksi koota puhujat viimeistään puolta tuntia ennen tilaisuuden alkamista linjoille ja varmistaa äänen ja kuvan toimivuus. Me testailimme ääntä ja kuvaa erikseen jo edellisenä päivänä, mikä olikin hyvä, sillä näin teknisiä ongelmia tunnistettiin ja ratkaistiin ennalta.
Jos puhujalla on diat, eli esitys, voi hän jakaa sen kaikkien osallistujien kanssa esityksen aikana webinaari-alustan “share screen”-toiminnon avulla. Oman esityksen voi myös toimittaa etukäteen webinaarin järjestäjälle, joka näyttää kaikki esitykset samalta koneelta. Esityksiä kannattaa kuitenkin käyttää säästeliäästi, sillä keskustelua on mukavampi seurata, kun näkee puhujat.
3. Huolehdi, että sinulla on apukäsiä hoitamaan tekniikkaa
Webinaarin etenemistä sujuvoittaa, kun yksi ihminen hoitaa juontamisen ja puheenvuorojen jakamisen. Juontajan lisäksi kannattaa varata paikalle vähintään yksi ihminen, joka vastaa webinaarin tekniikasta. Ideaalitilanteessa apuna on myös toinen henkilö, joka voi auttaa ratkomaan osallistujien teknisiä ongelmia silloin, kun itse webinaari on jo käynnissä.
Juontajan ja teknisistä asioista vastaavan kannattaa istua viereisissä huoneissa, jotta mikrofonien ääni ei ala ”kiertämään” samassa tilassa. Jos webinaarissanne jaetaan paljon puheenvuoroja, tai keräätte puhuttuja kommentteja yleisöltä, voi olla hyvä löytää vielä erikseen yksi henkilö seuraamaan chattia ja jakamaan puheenvuoroja.
Webinaaria on kiinnostavampaa seurata, kun webinaarin osallistujat, tai vähintäänkin puhujat, näkyvät kaikille videon välityksellä. Meidän webinaarissamme asiantuntijat istuivat olohuoneissaan tai keittiöissään, mikä toi puhujat lähelle osallistujia, ja tilaisuuteen rentoutta ja inhimillisyyttä.
4. Seuraa webinaarin keskustelupalstaa ja rohkaise ihmisiä kommentoimaan kirjallisesti
Eri webinaarialustoissa on usein mahdollisuus käydä keskustelua kirjallisesti koko webinaarin ajan. Chatti on hyvä paikka esittää kommentteja puheenvuoroihin tai kysymyksiä puhujille, etenkin jos osallistujia on paljon. Chattiin on hyvä tehdä alkuun esittelykierros, jossa kaikki kertovat, keitä ovat ja mistä he tulevat. Tämä vahvistaa webinaarin yhteisöllisyyttä.
Mikäli osallistujia on niin vähän, että pystyt videoiden välityksellä näkemään, kuka pyytää puheenvuoroa, pystyt jakamaan puheenvuoroja ja siten yleisökin voi esittää kysymyksiä ja kommentteja ääneen. Muistuta kuitenkin kaikkia webinaarin osallistujia laittamaan oman koneen mikrofoni äänettömälle seminaarin alkaessa. Ainoastaan yhden puhujan kerrallaan kannattaa pitää mikrofoni päällä, jottei häiritseviä taustaääniä pääse syntymään.
Jos osallistujia on paljon, kannattaa webinaarin järjestäjän hiljentää osallistujien (joilla ei ole sovittua puheenvuoroa) mikrofonit automaattisesti. Tästä on hyötyä, kun sata osallistujaa kuuntelee seminaaria kodeistaan.
5. Huolehdi, että tallennus toimii
Webinaarin erityinen hyvä puoli on siinä, että kaikki sanottu, jaettu ja keskusteltu jää automaattisesti talteen – jos vaan muistat laittaa tallennuksen päälle. Jos siis haluat varmistaa, että webinaarisi tulee hyvin talteen, tee etukäteen lyhyt testitallennus, jotta opit kuinka tallennus toimii.
Halutessasi voit sitten jakaa tallenteen jälkeenpäin esimerkiksi Youtubessa, jos näin on osallistujien kanssa etukäteen sovittu.
Jos kyseessä on kestoltaan pidempi webinaari, kestää ohjelmalla jonkin aikaa, ennen kuin tallenne on valmis. Älä siis huolestu, jos se ei heti ilmesty sähköpostiisi tai lataamasi ohjelman kansioon.
Lopuksi: Ota rennosti ja salli kompurointi tekniikan kanssa
Olemme poikkeusoloissa, joten uusien viestintätapojen kokeileminen on tärkeämpää kuin nappiin mennyt suoritus. Meidän webinaarissamme, joka järjestettiin lyhyellä varoajalla, oli juontajalla ajoittain vaikeuksia pysyä kärryillä siitä, oliko oma mikki päällä vai ei ja mitä omasta ruudusta tulikaan jaettua kaikille. Vaikeaksi osoittautui myös pitää aikataulusta kiinni, kun niitä hienovaraisia ilmeitä ja vihjeitä, joilla puhujille voisi viestiä oman ajan päättymisestä, ei ollut käytössä.
Seuraava kerta menee kuitenkin varmasti jo sujuvammin, ja johan tässä jäi jano järjestää pian uusi. Webinaarimme sai osallistujilta innostunutta palautetta, ja mikä tärkeintä, saimme webinaarin avulla koottua tärkeän asian ääreen jopa enemmän ihmisiä ja laajemmalta alueelta kuin olisimme alkuperäisen suunnitelman mukaan saaneet. Webinaari mahdollistaa matalan kynnyksen osallistumisen.
Tsemppiä kaikille etätyötapojen testailuun! Laittakaa omat vinkkinne jakoon Twitterissä ja kertokaa, miten oma webinaarinne sujui.
Kuva: Maailman vahvin ilmastolaki? -webinaarissa puhuivat Kaisa Kosonen, Saara-Sofia Sirén, Terhi Lehtonen, Kati Kulovesi, Mikko Puumalainen, Oras Tynkkynen, Jyri Seppälä, Matti Kahra ja Antti Malste.