Uvnitř celosvětové organizace Greenpeace působí mnoho různých mezinárodních týmů, které musely na dálku pracovat už před vypuknutím pandemie COVID-19, kvůli níž nyní práci z domova a lesk a bídu videokonferencí objevují další a další lidé. Přinášíme ti proto osvědčené tipy, které sestavil tým, který se stará o systém Planet 4, na němž běží naše internetové Greenpeace stránky.
Členové týmu Planet 4 žijí na severní i jižní polokouli, v nejrůznějších časových pásmech a mají různé rodinné stavy (singl i zadaní, s dětmi i bez dětí, část žije s rodinou či partnerkou/partnerem a část ne). Čelí tedy různým typům situací, se kterými je potřeba se vyrovnávat, a přesto se jim daří zůstat produktivní, důvěřovat svým kolegům v týmu a odvádět dobrou práci. Tady si přečti jejich návod.
Postupy, návyky a přístup
- Všichni máme doma klidné místo, kde můžeme pracovat a účastnit se video konferencí. Ti šťastnější z nás mají doma dokonce na výběr z několika míst, odkud se mohou nerušeně připojovat.
- Převlékáme se, nepracujeme v pyžamu (nebo alespoň většina z nás) – přece jen jde pořád o práci, i když ji provádíme z domova.
- Když se připojíme a jsme k dispozici, pozdravíme ostatní v týmu na našem komunikačním kanálu (používáme Rocketchat).
- Jsme k sobě navzájem laskaví a ohleduplní. Může se stát, že někomu při hovoru vběhne před kameru dítě, zvíře nebo jiný člen domácnosti – když už se to stane, usmějeme se, případně dotyčné pozdravíme, můžeme si s nimi krátce zavtipkovat a zase se vrátíme k naší práci.
- Soustředění na práci a její kvalitě přikládáme větší význam než každodennímu časovému harmonogramu. Ale často se nám stává, že zůstáváme online i po pracovní době nebo se díváme do chatu i ve volném čase. Sestavujeme si pro naše projekty harmonogramy a roční cíle, následně se jich snažíme co nejlépe dosáhnout. Máme určené i každoroční cíle osobního rozvoje, které si připravujeme s našimi nadřízenými, takže příležitostí k hodnocení práce bývá dost.
- Snažíme se vzájemně se podporovat. Pokoušíme se pochopit i to, co přímo nespadá do naší odbornosti, abychom si dokázali alespoň v základních věcech poradit nebo se zorientovat, než se připojí někdo, kdo danému tématu rozumí lépe. Všichni se snažíme pravidelně sledovat naše společné kanály, protože fungujeme v různých časových pásmech a je důležité zareagovat co nejdřív. Pokud si v našich komunikačních kanálech všimneme, že někdo něco potřebuje, seženeme mu pomoc.
Dovednosti
- Rozvíjíme „měkké dovednosti“. V týmu všeobecně panuje flexibilita, porozumění a respekt. Všichni si uvědomují, že bydlíme na různých místech, máme různé životy a problémy, a proto jsme k sobě laskaví, zdvořilí a pozorní. Účastníme se společných konferencí a důležitých hovorů s dalšími kolegy, poté si každý z nás dělá svou práci v takovém rytmu, jaký nám nejlépe vyhovuje. Vzájemně se informujeme, pokud zrovna nebudeme k zastižení, chystáme se na dovolenou nebo když se stane něco nečekaného a nemůžeme být pár dnů na příjmu – aby všichni ostatní věděli, že po tuto dobu s námi nemají počítat. Také se učíme být trpěliví, protože při práci v tolika různých časových pásmech se může stát, že si na reakci občas počkáme až do dalšího dne.
- Věnujeme se i zdokonalování a „tvrdým“ dovednostem. Všichni se zaměřujeme na zlepšování těch dovedností, které přímo prospívají našemu projektu. Účastníme se online kurzů a čteme relevantní texty. Občas zkusíme něco nového, občas něco nevyjde. Učíme se, zlepšujeme se, nebojíme se vyzkoušet neotřelé možnosti, když se naskytne příležitost.
Nástroje
- Kalendář (Google kalendář).
- Vytvořili jsme si časový rozvrh, ve kterém si plánujeme týmové schůzky, a máme tak přehled, kdy může být kdo z týmu online.
- Vytvořili jsme sloupce podle časových pásem, kde se nacházíme (časová pásma a jednotlivé země se nemusí vždy překrývat).
- Pomocí barev označujeme, kdo je v jakou dobu k dispozici. Poznáme tak, jestli se v určitou hodinu den může zúčastnit schůzek a hovorů.
- Všechny společné události ukládáme do sdíleného kalendáře, aby všichni věděli, kdy se co děje.
- Online schůzky a hovory (Zoom). Online schůzování máme hodně, a proto se vždycky snažíme respektovat dohodnutou dobu jednání. Časté hovory jsou podle nás potřebné a pomáhají nám postupovat s prací, komunikovat spolu a spolupracovat, protože fyzicky jsme téměř všichni na různých místech.
- Současně se ale snažíme nemít víc než 2 interní cally denně, protože někteří z nás se musí připojovat na hodně konferencí a nechceme se tím přetěžovat.
- Schůzky pro celou skupinu směřujeme na nejvhodnější dobu pro všechny zúčastněné. Snažíme se, aby se nestávalo, že se někdo musí častěji v týdnu připojovat příliš brzo nebo příliš pozdě. Občas je to kvůli odlišným časovým pásmům nezbytné. V tom případě si dotyční můžou na příklad protáhnout polední pauzu nebo skončí druhý den s prací dřív.
- Míváme pravidelné týmové schůzky po 14 dnech: stručně si představíme, na co se aktuálně budeme zaměřovat, a projdeme si návrhy, které nám přišly od kolegů a případně zahrneme i další lidi, kterých by se příslušné procesy mohly týkat, a dáme kolegům, kteří nás kontaktovali, vědět, jak budeme postupovat.
- Také míváme schůzky jeden na jednoho, tedy individuální hovory mezi pracujícími a jejich nadřízenými, a to obvykle jednou týdně.
- Každé tři měsíce se koná větší konference pro celý tým, na které si shrneme, čeho jsme za uplynulý čtvrt rok dosáhli, jak postupují naše plány, co potřebujeme upravit nebo změnit v následujícím období, abychom dosáhli vytyčených cílů.
- Zápisy ze schůzek (Google Docs). Snažíme se o maximální informovanost. Zápisy ze schůzek jsou buď automaticky nasdílené ostatním, nebo je zveřejňujeme hned po důležitých jednáních a hovorech, aby nikomu nic neuniklo.
- Přehled o naší práci (Jira, Google Sheets). Tým využívá systémy, díky kterému mají jeho členové lepší přehled o aktivitách.
- Další komunikační kanály
- Používáme také aplikaci pro posílání zpráv Rocketchat, kde máme různé kanály na každodenní komunikaci – tady debatujeme o úkolech, na kterých pracujeme, zdravíme se, žádáme o radu, názor nebo pomoc, informujeme se o stavu našich aktivit. Zkrátka probíráme pracovní věci.
- Nedávno jsme zavedli kanál #cultural-exchange, kde si chceme sdílet hudbu, filmy, zajímavosti, významná data a další zajímavosti z našich zemí, abychom se lépe propojili. Máme svoje kolegy a kolegyně rádi a chceme se dozvědět něco o svých kulturách.
- Vytvořili jsme si také virtuální prostor, kam se může během dne připojit kdokoliv z nás, pokud se cítí osaměle a chce pracovat s ostatními. Také se přes tuto platformu dají řešit krátké hovory.
Anglický originál najdete zde: https://planet4.greenpeace.org/story/11278/how-to-stay-productive-and-trustworthy-even-when-working-from-home